Zespół projektowy jest jednym z podstawowych, ale jednocześnie kluczowych pojęć z zakresu zarządzania. Budowanie go w sposób zapewniający skuteczną realizację projektów i zachowanie nowych i cennych doświadczeń w organizacji stanowi nie lada wyzwanie. Dlatego w poniższym artykule opiszę jakie działania i cechy kierownika projektu umożliwiają osiągnięcie tego celu. Omówię 5 stylów kierowania zespołem oraz wyjaśnię dlaczego tak ważne jest, by jego członkowie byli różni. Zapraszam do lektury!
Budowanie zespołu projektowego – czym jest?
Budowanie zespołu projektowego powinno polegać na wyborze uczestników projektu z jak najwyższymi kompetencjami do danego przedsięwzięcia. Liczba uczestników też powinna być przemyślana. Należy eliminować słabe punkty w postaci braku fachowców lub za dużej ilości członków.
Tworząc grupę – tworzymy zespół ludzi ze wspólnym celem. W tym przypadku będzie realizacja wspólnego projektu. Kierując się indywidualnymi umiejętnościami poszczególnych osób, tworzymy wspólnie działającą machinę. Każdy ma indywidualne doświadczenie, które poprzez połączenie może mieć zaskakujące efekty.
Rola kierownika projektu w budowaniu zespołu
Kierownik projektu musi mieć swój indywidualny styl kierowania, który będzie zarówno dominujący w podejmowaniu decyzji, ale również musi respektować zdanie zespołu i poszczególnych uczestników projektu. W zespole musi panować przyjazna atmosfera dla każdego, by wszyscy czuli się dobrze w danym środowisku pracy. Chęć ludzi do współpracy stanowi solidny fundament zespołu projektowego.
Cechy idealnego kierownika projektu
Kierownik projektu musi charakteryzować się umiejętnościami technicznymi, które będą mu pomagać w zrozumieniu projektu, w tym jego istoty. Interpersonalne umiejętności są wskazane do kierowania grupą ludzi oraz nawiązywania kontaktów. Twórcze myślenie również jest wymagane. Przydaje się w trakcie rozwiązywania problemów.
Myślenie analityczne pozwala jasno stwierdzać i kontrolować poszczególne etapy i weryfikować potencjalne ryzyka. Ostatnią cechą są umiejętności polityczne. Mogą one wpływać na zarządzanie środowiskiem projektowym. Z pewnością kierownikiem projektu musi być to osoba działająca proaktywnie.
Style kierowania zespołem
Według siatki stylów kierowania R.R. Balke i J.S. Moutona istnieje pięć stylów kierowania zespołem, różniących się od siebie w zależności od nastawienia na zadania oraz na ludzi. Są to:
- styl bierny – kierownik jest w tym przypadku najmniej nastawiony na zadania i ludzi.
- styl demokratyczny – najbardziej nastawiony w dwóch kategoriach, wszystkie aspekty mają znaczenie.
- styl liberalny – kierownik projektu jest w jego przypadku wysoko nastawiony na ludzi, a nisko na zadania charakteryzuje się stylem liberalnym.
- styl autokratyczny – kierownik jest wysoko nastawiony na zadania, a nisko na ludzi.
- styl kompromisowy – pośrodku wszystkich styli w wyważeniu podejścia.
Również F. Toney stworzył diagram pokazujący cechy ponadprzeciętnego kierownika projektu. Jego cechy charakteru to m.in.:
- dobre wykształcenie kierunkowe,
- ambicja,
- uczciwość,
- empatia,
- inteligencja.
Profesjonalista charakteryzuje się zdolnościami przywódczymi, analitycznymi oraz interpersonalnymi. Również musi być świadom metodologii zarządzania projektami oraz musi wiedzieć, jak je wdrożyć w realia projektowe.
Kierownik projektu, aby mógł potwierdzić swoje kompetencje kierownicze oraz interpersonalne zdaje certyfikaty wydawane przez specjalne instytucje. Do najpopularniejszych certyfikacji należy IPMA, PMI i PRINCE2.[1]
Zespół jako grupa zróżnicowanych osobowości
Zespół projektowy powinien być zróżnicowany pod różnymi względami. Powinien też zawierać optymalną ilość osób zaangażowanych. Zbyt duża ilość osób w zespole powoduje odczucie mniejszej przynależności oraz gorszej komunikacji. Zespoły powinny być zróżnicowane pod każdym względem, czyli płci, narodowości oraz kompetencji.
Ludzie różnej narodowości mają inne podejście kulturowe oraz różne odbiory tej samej sytuacji. Pozwala to wypracować więcej alternatywnych rozwiązań danej sytuacji. Każdy członek zespołu pełni swoją rolę w grupie. Rola wiąże się z kompetencjami i cechami interpersonalnymi.
K. Benne i P. Sheats wyróżniają dodatkowy podział ról w grupie:
- Członkowie dzielą się m.in. na zadaniowych, czyli takich, którzy chętnie realizują powierzone im zadania i zależy im na wywiązaniu się ze swoich obowiązków.
- Kolejna grupa to osoby charakteryzujące się cechami społecznymi, które tworzą pozytywną atmosferę w grupie.
- Ostatnią grupą są osoby indywidualistyczne. Próbują się one wyróżniać w grupie, rzadko współpracują. Jest to negatywna osoba, która zaburza funkcjonowanie zespołu. Duże firmy chcąc wybrać do zespołu jak najbardziej zróżnicowane charaktery, wykonują testy socjometryczne. Tworzą również analizę relacji społecznych. Wykonuje się również test Belbina na określenie osobowości oraz testy psychologiczne. [2]
Zarządzanie projektami łączy się bezpośrednio z zarządzaniem zespołem projektowym. Spójna współpraca stanowi dobrze funkcjonujący proces. W organizacjach możemy wyróżnić cały portfel projektów i dużą ilość zespołów projektowych.
Jak budować zespół projektowy? Podsumowanie
Aby sprawnie zarządzać projektem, jego przebieg musi być jasno określony i powinien zawierać wszystkie fazy od jego początku – idei po zakończenie i sprawdzenie czy wszystkie cele zostały spełnione. Kady projekt wnosi nowe, cenne doświadczenie, które powinno być wykorzystywane w przyszłości.
Kolejnym ważnym punktem projektu jest zespół projektowy. Odpowiednie dobranie członków zespołu i przede wszystkim kierownika projektu stanowi punkt kluczowy przebiegu budowy zespołu projektowego. Jasno zawiązana struktura zespołu w organizacji usprawnia pracę organizacji. Realizacja projektów staje się przejrzysta, pozwala śledzić harmonogram przebiegu oraz niwelować potencjalne ryzyka projektowe.
- Jak zarządzać pracownikami starszymi od siebie?
- Procesy i organizacja zarządzania projektami – wiodące role
Źródła wykorzystane w artykule
[1] B. Grucza, S. Gregorczyk, K. Ogonek, P. Wachowiak, Kierowanie zespołem projektowym, Wydawnictwo Difin,Warszawa 2004, s.29-38
[2] D. Klimek, J. Lendzion, I. Penc-Petrzak, A. Pietras, P. Pietras, A. Stankiewicz-Mróz, M. Szczepańczyk, Zarządzanie projektem podręcznik przyszłego PMa, Wydawnictwo CeDeWu, s.65-69
