Definicja projektu – jego ograniczenia, fazy, praktyka i pełna klasyfikacja

W każdej organizacji pojawia się moment, w którym poza powtarzalnymi procesami trzeba pomyśleć o innowacyjnym rozwiązaniu. Jednakże, aby zostało ono dobrze przemyślane i opracowany, tworzy się projekt. Jest to najlepsze i najbardziej skuteczne rozwiązanie. Ustanawiamy cel, do którego dążymy. W przypadku niepowodzenia i braku uzasadnienia możemy w każdym momencie zamknąć projekt. Działanie nie będzie stanowiło uszczerbku dla całej organizacji, a wnioski wykorzystamy tworząc nowe projekty. Warto jednak znać podstawowe informacje na temat funkcjonowania zarządzania projektami i samych projektów. Zostały one opisane przeze mnie w poniższym artykule. Zapraszam do lektury.

Definicja projektu w zarządzaniu

Zgodnie z definicją projekt to:

złożone i niepowtarzalne, zorganizowane ciągi działań ludzkich, zmierzające do osiągnięcia założonego wyniku, oddzielone od innych działalności, rozciągnięte w czasie z wyróżnionym początkiem i końcem, realizowane zespołowo przez licznych, wyspecjalizowanych – indywidualnych i instytucjonalnych – wykonawców, podwykonawców i dostawców, wymagające zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków (ludzkich, rzeczowych, finansowych). [1]

Kolejna definicja projektu mówi o nim jako o „złożonych i niepowtarzalnych przedsięwzięciach”. Natomiast przedsięwzięcia to „zorganizowany ciąg działań, zamierzających do osiągnięcia zamierzonego wyniku, zwartego w skończonym przedziale czasowym z wyróżnionym początkiem i końcem, realizowanym najczęściej zespołowo z wykorzystaniem skończonej ilości zasobów”.

Sformułowanie projekt zaczęło funkcjonować w życiu codziennym dopiero w latach dziewięćdziesiątych. Wcześniej funkcjonowało tylko w znaczeniu projektów budowlanych, architektonicznych. Dopiero później zaczęło się rozwijać w znaczeniu przedsięwzięć o znaczeniu projektowym w różnych dziedzinach ekonomicznych, kulturalnych lub gospodarczych. [2]

Ograniczenia projektów – czas, budżet, jakość i zakres

Każdy projekt jest ograniczany poprzez poszczególne wartości jak na rysunku powyżej, czyli poprzez:

• czas,
• budżet projektu,
• jakość,
• zakres.

Aby zrealizować projekt, należy skoordynować wszystkie aspekty wpływające na jego przebieg. Czas oznacza cały harmonogram czasowy trwania projektu, od początku do końca. Po drodze zdefiniowane są punkty kontrolne w postaci kamieni milowych, które muszą być zrealizowane w określonych ramach czasowych, by usprawnić przebieg.

Koszt realizacji mówi o nakładach finansowych jakie muszą zostać poniesione do przeprowadzenia projektu. Zakres określa zadania oraz wymagania, które obejmują dany projekt. Jakość wyniku określa poziom zadowolenia z projektu. Celem każdego projektu jest dostarczenie efektu końcowego o wysokiej jakości, czy to będzie produkt lub usługa.[3]

Cykl życia projektów

Projekty pomimo swojej różnorodności i metodyk mają cechy wspólne. Tymi cechami jest łączący je cykl życia projektu. Wyróżniają go 4 główne fazy, czyli:

1. Przygotowanie projektu.
2. Planowanie projektu.
3. Realizacja projektu.
4. Zamykanie projektu.

Przygotowanie projektu

Faza pierwsza następuje, gdy pojawia się potrzeba, którą trzeba zrealizować. W działającej organizacji często inicjatywy projektowe mogą zostać niezauważone lub pominięte. Natomiast w chwili podjęcia tematu należy dokonać analizy, która pomoże w weryfikacji przydatności projektu. Trzeba opracować koncept projektu, jego końcowy produkt i ogólny harmonogram jego przebiegu.

Kolejnym punktem fazy jest biznesowa ocena projektu i jego finalnych korzyści dla firmy. Można do oceny wykorzystać metodę kluczowych czynników sukcesu. Jeśli firma chce realizować więcej niż jeden projekt, można wtedy tymi samymi kategoriami i wagą ocen je porównać. Projekt, który będzie finalnie wybrany, musi być opłacalny w strategii firmy.

Ostatnim punktem fazy pierwszej jest ocena ryzyka danego projektu w trakcie jego trwania i po jego zakończeniu. Materiałem finalnym fazy jest dokument, który spisuje powyższe punkty i stanowi punkt wyjścia.

Planowanie projektu

Faza planowania projektu nastaje po podjęciu decyzji o jego rozpoczęciu. Na jej składowe dzieli się określenie:

• z czego będzie składał się projekt,
• stworzenie zadań,
• określenie zasobów,
• harmonogram,
• stworzenie budżetu oraz plan sterowania, czyli sposób monitorowania zadań.

Jest to stworzenie przede wszystkim planu ramowego projektu. Pozwala on określić zasady jego funkcjonowania i wyjaśnić wszystkim stronom ich przebieg.

Realizacja projektu

Trzecią fazą jest realizacja projektu. W tej fazie projekt zaczyna realnie powstawać i pochlania najwięcej zasobów. Rola kierownika projektu zaczyna się ujawniać poprzez kontrolę, koordynację oraz monitoring przebiegu.

W tej fazie można wykorzystać narzędzia do zarządzania projektem i zespołem projektowym. Również kompetencje behawioralne zaczynają mieć znaczenie. Punktem finalnym fazy jest protokół odbioru produktu projektu.

Zamykanie projektu

Ostatnią, czwartą fazą jest zamykanie projektu. Jest to formalna część, która ma na celu wykonanie podsumowania przeprowadzonych działań. Ocenia się realizację założonych celów, analizuje odchylenia oraz wyciąga wnioski na przyszłość. Każdy dorobek projektowy ma znaczenie dla przyszłych projektów, które mogą być przeprowadzone w organizacji. [4]

Projekty w praktyce

Projekt stanowi organizację zadań wejściowych i wyjściowych. Powstaje on z zaistnienia potrzeby, która przeistacza się w rezultat. Na projekt mają wtedy wpływ ograniczenia i mechanizmy. Użycie różnych, przeznaczonych narzędzi w celu osiągnięcia ściśle założonego celu, w danym czasie i określonym budżecie.

Sprawna realizacja tych działań wymaga stworzenia mikrokomórki w postaci zespołu projektowego. Postęp technologii i rozwoju spowodował, że zarządzanie przedsiębiorstwem podzieliło się na działania powtarzalne, mało skomplikowane oraz na działania niepowtarzalne i skomplikowane.

Wszelkie struktury organizacyjne i wprowadzanie zarządzania projektami mają na celu pobudzenie potencjału innowacyjności. Wszelkie zmiany które pojawiają się w firmie w celu ich wprowadzenia wymagają utworzenia projektu. Ten pozwala w zorganizowany sposób przeprowadzić proces.

Pełna klasyfikacja projektów

Projekty można poddać pełnej klasyfikacji oraz wyróżnić w nich wiele aspektów m.in.:

• Źródło pochodzenia zlecenia – Są wewnętrzne i zewnętrzne źródła. Zlecone w ramach organizacji firmy przez pracowników lub zainicjowane przez zewnętrzne osoby
• Znaczenie – Operacyjne i strategiczne. Opierają się na bieżących zadaniach lub bazują na planach strategicznych organizacji.
• Orientacja – Procesowa lub obiektowa. Oznacza skupienie się nad działaniach procesowych lub stworzenie, zmiana obiektu.
• Stopień nowości i oryginalności – Niski i wysoki. Projekt jest znany w organizacji lub projekt stanowi coś oryginalnego, co wcześniej nie było przeprowadzane w firmie.
• Zdolność konkurowania – Inwestycyjnie, organizacyjnie lub innowacyjnie. Mogą być przeprowadzane inwestycje służące poprawie jakości firmy: – organizacyjne służące zmianom przeprowadzania komunikacji w firmie w sposób zorganizowany; – innowacyjne polegające na wdrażaniu nowych i oryginalnych sposobów działań w firmie.
• Stosunek do finalnego celu – Poprzedzające, finalizujące lub alternatywne. Opierają się na uruchomieniu innego projektu, zbierają doświadczenie innych projektów lub stanowią projekt badawczy.
• Rozmiar – Wielkie, duże lub małe. Zależne są od ilości uczestników zespołu projektowego.
• Cechy rezultatu projektu – Twarde lub miękkie. Produkt finalny jest materialny lub niematerialny.
• Stopień zaangażowania pracowników czasowo w projekt – Autonomiczne lub nieautonomiczne. Pracowni są na wyłączność przypisani do projektu lub projekt stanowi jeden z wielu, nad którym pracują.
• Dziedzina zastosowania.
• Przedmiot zmian – Produktowe, procesowe lub organizacyjne.
• Sposób finansowania – Prywatne lub publiczne.
• Komercyjność – Komercyjne lub non-profit.
• Sposób organizacji pracy nad procesem – Indywidualne, zespołowe, intrafunkcjonalne, specjalne lub macierzowe.
• Źródła finansowania.
• Liczba niewiadomych – Klasyczne lub dynamiczne. Projekt ma wiele niewiadomych na samym początku lub pojawiają się niewiadome podczas trwania projektu.
• Pilność i tempo realizacji – Regularne, szybkie lub krytyczne.
• Pilność, poziom skomplikowania oraz nowość.
• Złożoność (zakres systemu) – Montażowe, systemowe lub macierzowe. Tworzenie systemów o różnych zakresach, które są mniej lub bardziej skomplikowane.

Każdy projekt jest różnorodny. Powyższa kategoryzacja pozwala spojrzeć na zakresy w bardzo szeroki sposób. Może powstać wiele implikacji. Każdy z nich wymaga indywidualnego podejścia.

Doświadczony kierownik projektu może czerpać doświadczenie z poprzednich projektów i zastosować względem nich odpowiednie metodyki i narzędzia zarządzania zespołem projektowym. Realizacja zadania projektowego obejmuje trzy typy funkcjonowania:

• operacyjne,
• pomocnicze,
• zarządcze.

Wspólnie ich połączenie pozwala sprawnie zarządzać projektem. [5]

Źródła wykorzystane w artykule

[1] M. Trocki, Organizacja projektowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2014, s. 59-62

[2] K. Piwowar-Sulej Zarządzanie ludźmi w organizacjach zorientowanych na projekty, Wydawnictwo Difin, Warszawa 2016, s.55-59

[3] M. Trocki, P. Wyrozębski, Planowanie przebiegu projektów, Oficyna wydawnicza Szkoły Głównej Handlowej, Warszawa 2015, s.11

[4] M. Trocki, P. Wyrozębski, Planowanie przebiegu projektów, Oficyna wydawnicza Szkoły Głównej Handlowej, Warszawa 2015, s.15-17

[5] M.Trocki, Nowoczesne zarządzanie projektami,  Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne S.A., Warszawa 2012, s.19-20