Szacuje się, że pracownicy małych i średnich przedsiębiorstwach uczestniczą średnio w więcej niż 2 spotkaniach tygodniowo, przez łączny skumulowany czas trwania 4,5 godziny, czyli 3 tygodnie w roku. Zaledwie połowa tych spotkań jest uważana za produktywne. Jest to surowa ocena, która bez wątpienia wynika z faktu, że spotkania te nie zawsze mają jasno określoną agendę, a pracownicy nie zawsze są przekonani o potrzebie uczestniczenia w nich. Pewnie nasuwa Wam się pytanie, jak więc odzyskać ten stracony dla zespołu czas? Odpowiedź znajdziecie poniżej.
Jak sprawić, by spotkanie z pracownikami nie było bezproduktywne?
Nieco ponad jedna trzecia pracowników czuje się uprawniona do nieuczestniczenia w spotkaniu, na które zostali zaproszeni. Prawie połowa pracowników zabiera na spotkania swój komputer lub smartfon z powodów nie zawsze związanych z treścią dyskusji: aby się skonsultować lub wysłać e-mail, ale także aby pracować nad swoimi zadaniami. Jest to jeden grzechów, których od razu należy się pozbyć.
Poniżej przedstawiam siedem podstawowych rozwiązań, które można wdrożyć przy organizacji i podczas przeprowadzania spotkania z pracownikami.
Ustalanie właściwej pory spotkania
Możesz ustalić czas spotkania w zależności od swojej dostępności, ale tu jest błąd, który jest zbyt często popełniany: w czwartek o 18.30, po ciężkim dniu pracy, Twoi pracownicy muszą zająć się swoim życiem osobistym i związanymi z nim obowiązkami. To jest naprawdę zły pomysł.
W takim przypadku podwładni chcieliby tylko jak najszybciej zakończyć spotkanie i zamiast skupić się na rozwiązywaniu problemów, straciliby koncentrację. Zaradzić temu poprzez planowanie spotkań w czasie, gdy ich uwaga jest największa, tj. przed 17:00.
Najlepsze są poniedziałkowe poranki, ponieważ Twoi pracownicy będą mieli wtedy szansę odpocząć i wrócą do biura z naładowanymi bateriami, gotowi do słuchania Cię i dzielenia się z Tobą swoimi pomysłami.
Kiedy telefon przejmuje kontrolę
Starasz się zorganizować ważne spotkanie, które pozwoli Tobie i Twoim pracownikom ustalić ich cele. Jest to również skuteczny sposób na uspokojenie niektórych osób w ich obawach, przy jednoczesnym uwzględnieniu opinii wszystkich zainteresowanych.
Chcesz stworzyć warunki sprzyjające rozwojowi firmy, ale w trakcie spotkań dokucza Ci jeden szkodnik: telefony komórkowe. Ciągle nękają Twoich pracowników SMS-ami lub mailami, a czasem nawet zapraszają ich do surfowania po sieci, zamiast słuchać Ciebie. Krótko mówiąc – prawdziwa męka.
Prowadzenie spotkania z pracownikami przyklejonymi do swoich smartfonów może być demotywujące i więcej niż trochę irytujące. Weź więc sprawy w swoje ręce i umieść przy wejściu do sali konferencyjnej pudełko, w którym Twoi pracownicy muszą zostawiać swoje telefony. Pomysłowy system, który pozwoli Ci uniknąć tego typu niedogodności.
Dzielnie się agendą spotkania
Dobre spotkanie to takie, które nie ciągnie się godzinami! Niestety, jest to wciąż zbyt częste zjawisko. A gdy trwa zbyt długo, koncentracja pracowników stopniowo spada i spotkanie przestaje mieć sens. Zaoszczędź czas, wysyłając tematy pocztą elektroniczną z wyprzedzeniem, tak aby każdy mógł przyjść na spotkanie lepiej poinformowany i przygotowany.
Skupienie się na rozwiązaniach, a nie tylko na przyczynach
Popełniono błąd i odczuwamy jego konsekwencje. Jedną z praktyk, której należy zawsze unikać w tym zakresie, jest przedkładanie przyczyn nad rozwiązania. Nawet jeśli poznanie źródła problemu jest przydatne, aby uniknąć jego powtórzenia, roztrząsanie go w środku spotkania nie jest najwłaściwszym rozwiązaniem.
Twoi pracownicy będą mieli tendencję do wzajemnego obwiniania się, a spotkanie zamieni się w debatę, która niekoniecznie jest konstruktywna. Jednak ten czas konsultacji powinien zasadniczo i przede wszystkim dotyczyć rozwiązań, które możesz wprowadzić, aby rozwiązać problem, a nie jego źródeł.
Zaprzestanie odgrywania roli nauczyciela
Nie myl spotkania z lekcją w klasie szkolnej, mając tendencję do strofowania swoich pracowników za najmniejszą pogawędkę. Zwykłe „przestań mówić” może sprawić, że poczują się niekomfortowo lub wywołać niepotrzebne napięcie. Dyskusje te nie muszą wcale dotyczyć ich życia osobistego, ale mogą być związane z Twoimi spotkaniami, a powstrzymanie ich w ten sposób może powstrzymać Twoich pracowników przed rozwijaniem swoich pomysłów.
Na początku spotkania przypomnij im, że warto podzielić się wszelkimi uwagami związanymi ze spotkaniem. Jeśli dyskusje się rozrastają, zbliż się do nich, aby posłuchać o czym dokładnie mówią. Pracownicy przestaną wtedy gadać sami, bez Twojego udziału.
Zakończenie spotkania podsumowaniem celów i zadań
Zanim zakończysz spotkanie zadaj sobie pytanie, czy przedstawiłeś satysfakcjonującą wszystkich konkluzję. Czy cele i zadania każdego z nas są naprawdę jasne? Nie wychodźcie z wątpliwymi minami, co jest najlepszą drogą do popełnienia błędów w późniejszym czasie.
Koniec spotkania to kluczowy moment na podsumowanie celów i zadań wszystkich uczestników, tak aby zespół miał jasność co do kierunku, w którym należy podążać. Jeśli decyzja nie została podjęta, to być może przegapiłeś konkluzję i spotkanie okazało się bezużyteczne.
Zadbanie o swój sprzęt i prezentację przed rozpoczęciem spotkania
Skupiasz się na swoim spotkaniu i niestety zapominasz o swoim sprzęcie. Błąd, którego należy unikać! Ważne jest, aby przed spotkaniem upewnić się, że sprzęt jest sprawny. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że będziesz musiał radzić sobie z problemami technicznymi, co opóźni Cię i utrudni sprawny przebieg spotkania.
Z drugiej strony, przygotowując prezentację multimedialną, upewnij się, że nie jest on zbyt ciężka: ponad 50 slajdów i mnóstwo tekstu na każdym z nich może szybko sprawić, że koledzy stracą zainteresowanie czytaniem. Bądź jasny i zwięzły, zarówno w swoim wystąpieniu i zawrzyj w nim najważniejsze idee, które będziesz rozwijać podczas prezentacji.
